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Conservation Partagée

à consulter aussi :

 

 

Synthèse de la réflexion et conduite de projet

 

CHAPITRE I : 7 décembre 2006 : La mission patrimoniale des secteurs Son des Médiathèques :


Nos établissements sont pour l'essentiel des établissements de lecture publique dont la finalité est avant tout de mettre à la disposition du public leurs collections.
A l'exception de quelques établissements spécialisés, les documents acquis dans le cadre précité sont plutôt généralistes et liés à l'évolution du marché de l'édition. De plus, il existe en région certains établissements spécialisés comme la Médiathèque de Villefranche de Rouergue (jazz), le conservatoire occitan ou l'association "Cordae la talvera" à Cordes (musique traditionnelle), de même certains fonds régionaux constitués ou accueillis par la Médiathèque départementale, la BMVR ou d'autres encore... La somme de ces collections constitue un patrimoine dont la valeur se dessine un peu plus précisément chaque jour en même temps que se profile l'urgence d'organiser sa survie du fait notamment de la menace qui pèse sur la pérennité des supports physiques.
En effet la sauvegarde de ce patrimoine repose aujourd'hui entièrement sur le dépot légal de la BNF, fort lacunaire notamment en ce qui concerne les productions locales ou régionales et les autoproductions. Or le volume et la diversité des documents appartenant au domaine musical sont tels que, seule, la BNF ne pourra pas en assurer l'archivage et la conservation, c'est pourquoi la question de la sauvegarde de ce patrimoine est susceptible d'intéresser aujourd'hui l'ensemble des bibliothèques.
Il est à noter par ailleurs que si une possibilité de mener une action de conservation partagée voyait le jour, il est certain que nombre de collectionneurs trouveraient là une occasion unique de valoriser leurs propres collections et de contribuer ainsi à enrichir un patrimoine régional tiré de l'oubli.

L'amorce de cette réflexion est conduite en deux temps :

  • Tout d'abord la synthèse d'un échange avec Pascal Cordereix, Conservateur au Département de l'Audio-visuel de la BNF, membre du Conseil d'Administration de l' ACIM, membre de l' AFAS sur l'éventuelle mise en chantier d'un plan de conservation partagée du document sonore en Midi-Pyrénées (par Pierre Rebuffet)
  • Enfin la présentation de l'opération conduite par le CRL avec le plan de conservation partagée jeunesse en Midi-Pyrénées (par Christine Desplébains)


L'AFAS [Association des détenteurs de documents audiovisuels et sonores] est une association créée en 1979 sur l'initiative de responsables de fonds d'archives sonores ou de phonogrammes inédits ou édités à vocation de recherche, d'études ou d'usage professionnel. Son objectif est avant tout de réunir institutions et personnes qui s'intéressent à la sauvegarde, au traitement et à la communication des documents sonores et audiovisuels inédits ou édités.

Lors de sa journée d'étude du 27 mai 2005 l'AFAS a lancé l'idée d'un inventaire des disques 78 tours et microsillons dans les collections publiques en France. Il répond à la prise de conscience progressive d'un patrimoine sonore, celui d'un siècle d'édition phonographique encore très largement mésestimé en France. "Pourtant des collections de disques, qui se comptent par dizaines de milliers, existent dans les organismes publics de documentation. L'AFAS estime donc qu'il est temps d'en dresser un panorama et de préparer ensemble "un plan d'action" pour assurer la pérennité physique de ces fonds, en définir ou connaître l'organisation via une information "discographique" rigoureuse et ouverte".
Un questionnaire a été élaboré et est téléchargeable depuis le site Internet de l'AFAS à l'adresse : http://afas.imageson.org/document200.html , Rubrique : "Vie de l'association" : "Inventaire des fonds sonores édités patrimoniaux dans les collections publiques en France".
Aujourd'hui, une quinzaine de bibliothèques ont rempli et retourné le questionnaire. L'AFAS souhaite évidemment pouvoir en systématiser la diffusion afin de dresser un panorama le plus précis possible de ce patrimoine.

Un exemple :

  • Nice (BMVR) regroupe les ressources en région, il existe une convention entre cet établissement et la BNF qui en fait un pôle associé par le biais d'une convention qui prévoit notamment le partage des frais de catalogage avec la BNF (1/2 salaire de catalogueur en échange d'une mise en réseau accessible au public)


Les conditions d'une action de conservation partagée :
Ce ne doit pas être un simple stockage mais une conservation partagée, vivante, accessible au public :

  • quel que soit le public (qui reste à définir)
  • le niveau d'accessibilité (à définir aussi : notice, copie, original...)

Cela nécessite le regroupement des participants au sein d'un réseau, peut-être même autour d'une institution.

Le contexte :

  • Il existe un plan de recensement du patrimoine écrit au niveau national (PAPE) qui pourrait permettre de prendre en compte aussi (et sous certaines conditions) le patrimoine sonore. L'idée de patrimoine est à mettre en avant. De même que la production locale, la production nationale est susceptible de rentrer dans ce schéma surtout du fait de la possible disparition prochaine des supports physiques.
  • La conservation partagée est une problématique émergente à l'heure actuelle, il n'existe pas encore d'expérience concrète et nous pourrions être pilote sur un tel projet.
  • Il est nécessaire d'envisager d'ores et déjà la numérisation d'autant que la loi DADVSI nous ouvre cette porte.


Pascal propose de nous voir courant 2007 afin de faire le point sur ce que nous envisageons de faire.

Exemple de mission patrimoniale à l'échelon régional : La conservation partagée en Midi-Pyrénées


En 2003, à la création de son secteur "Coopération entre bibliothèques, le CRL s'est engagé dans un plan pluriannuel d'actions de conservation partagée répondant à la demande des professionnels de la région :

  • volonté de sauvegarder un patrimoine et de le faire connaître à un large public
  • nécessité de répondre au manque d'espace pour les réserves
  • souhait d'offrir aux publics un accès facilité à des collections répertoriées, complètes et localisées
  • souci de rationaliser les éliminations et les acquisitions dans un contexte d'offre éditoriale surabondante.


Le plan régional de conservation partagée des fonds Jeunesse

En 2004, en lien avec un comité de pilotage constitué de professionnels de la région, le CRL a lancé une étude de faisabilité pour la mise en place d'un plan régional de conservation partagée des fonds Jeunesse.

  • repérage des collections et recensement des attentes et des besoins
  • choix des établissements ressources (ceux qui conservent) et établissements associés (ceux qui alimentent par leur désherbage les collections conservées)
  • convention de partenariat entre ces bibliothèques et le CRL
  • logistique générale basée sur un mouvement annuel des collections impliquant les 8 BDP et le CRL.


En 2005, le plan régional de conservation partagée des fonds Jeunesse est mis en place et compte 32 bibliothèques partenaires (37 en 2006) 2140 documents Jeunesse ont été transférés dans l'année.

  • une coopération régionale s'établit entre bibliothèques de tailles très différentes.
  • une réunion annuelle de bilan permet de recueillir les remarques, questions attentes des professionnels concernés.
  • le plan doit devenir à terme un plan d'élimination, de conservation, d'acquisition et de valorisation partagées.


Travail actuel : réflexion sur les méthodes de signalement et de valorisation des fonds conservés pour le meilleur accès des publics à ce patrimoine : catalogue collectif, site, expositions, numérisation... etc.

  • outil commun de signalement : réflexion sur les possibilités d'utiliser le catalogue de la BMVR de Toulouse (de son Fonds de conservation Jeunesse) pour servir de base à un catalogue collectif ou élément d'un portail régional.
  • valorisation : à l'étude, projet d'une première opération en 2007 (expo virtuelle sur le site du CRL)


La conservation partagée des périodiques en Midi-Pyrénées est en cours de constitution

Une méthode identique a été utilisée.

Et les documents sonores ?

Dès la création du secteur "Coopération entre bibliothèques" fin 2003, le CRL a été sollicité pour réfléchir à la pertinence d'un plan régional de conservation partagée des disques vinyles. Cette demande venait en 3ème position (après la jeunesse et les périodiques). La réflexion qui démarre aujourd'hui doit être élargie à l'ensemble des documents sonores ; la journée d'étude du 22 juin dernier à Auch, nous a montré, s'il le fallait, la nécessité et l'urgence de réfléchir à la préservation du CD.

Midi-Pyrénées
En 1992, un pré-inventaire des fonds musicaux anciens (musique imprimée) en Midi-Pyrénées a été réalisé. Des collections de fonds musicaux anciens et de fonds musicaux postérieurs à 1800 avaient alors été repérées dans une quinzaine de bibliothèques publiques de la région.
Nous avons besoin aujourd'hui de faire un inventaire du document sonore (au moins un repérage) au delà des collections de fonds anciens : qui possède des 78 tours, des microsillons (45 tours, 33 tours, etc.), des mini-disc enregistrés, des CD, des fonds particuliers : étape indispensable avant d'envisager de mettre en place un plan régional de conservation partagée des documents sonores.
Il semble également nécessaire de connaître la production locale et régionale et réfléchir à sa conservation.
On doit avoir à l'esprit les lacunes du dépôt légal : de nombreux documents passent à la trappe et notamment les auto-produits.

Si notre réflexion sur la conservation de documents sonores au niveau régional, aboutit, nous pourrions être pilote en la matière.

En guise de conclusion

Les plans de conservation partagée répondent à des raisons matérielles et à des raisons intellectuelles :

  • désencombrement des rayonnages, réponse au manque de mètres linéaires
  • diminution des coûts induits par la conservation
  • l'élimination des documents sans concertation met en danger le patrimoine en gestation
  • la BNF joue le rôle de dernier recours : les bibliothèques doivent donc s'organiser entre elles pour proposer un premier recours proche de l'utilisateur

Il y a donc nécessité d'élaborer une politique documentaire concertée sur un territoire donné (ainsi se développent des plans d'acquisition, d'élimination, de conservation et de valorisation partagées). On peut cependant regretter que des politiques de conservation partagée ne soient pas définies clairement au niveau national.

Objectifs
Savoir qui conserve quoi et ainsi faciliter la localisation des documents aussi bien pour les professionnels que pour les publics
Faire connaître ce patrimoine en imaginant des opérations de valorisation concertées et partagées

Atouts

  • Outils de gestion en réseau des collections qui associent des établissements de taille et de tutelle différente
  • Emulation des politiques d'acquisition – Développement de la réflexion sur le pourquoi de la conservation et donc sur ce qu'il est nécessaire de conserver.
  • S'inscrire dans une opération régionale qui donne de la visibilité à de petites communes ou à de petits établissements, dans une politique du territoire de proximité
  • Proposer des collections complètes, localisées et conservées dans de bonnes conditions à différents types de publics : jeunes, étudiants, enseignants, professionnels, chercheurs, collectionneurs, autodidactes, curieux, etc.



Le public de demain a besoin de nous pour comprendre le monde d'aujourd'hui. Si nous voulons être les gardiens de la mémoire, soyons des passeurs de témoins, et nous ne deviendrons pas des gestionnaires de l'oubli. Noëlle BALLEY, paléographe, responsable de la gestion des collections à la bibliothèque Cujas (Paris)

 

CHAPITRE II : 19 avril 2007 : Plan de conservation partagée des documents sonores en Midi-Pyrénées (1)


Pascal Franc (Médiathèque Ramonville) a ouvert la séance sur une synthèse des retours de questionnaires obtenus auprès de 78 (86 aujourd'hui) établissements de documentation musicale (de lecture publique ou spécialisés) de la région par le CRL. Synthèse suivie d'un certain nombre de réflexions engendrées par le fond ou la forme des réponses fournies sur ces questionnaires et qui reflètent des attentes assez disparates.

synthèse : tableau PDF d'analyse des questionnaires retournés au CRL dans le cadre du repérage des collections de documents sonores en Midi-Pyrénées.

conclusion et questions : réflexions à partir de l'analyse des réponses.

Ce premier échange autour d'un projet régional de conservation partagée des documents sonores a fait émerger quelques remarques et attentes récurrentes :

  • la nécessité de réfléchir aujourd'hui sur une triple évolution :
    • évolution des supports
    • évolution du métier
    • évolution des publics
  • il semble exister deux écoles concernant l'approche de la conservation : celle qui privilégie le support et l'autre le contenu
  • un besoin de repérage précis des collections existantes sur le territoire régional a été exprimé à plusieurs reprises (connaître qui possède quoi - pouvoir avoir accès à des catalogues en ligne plus nombreux – avoir des outils de signalement plus performants pour orienter les publics)


Pendant le déroulement de la réunion il est assez rapidement apparu que les préoccupations des collègues de la BMVR, compte tenu des taux de rotation de leurs fonds de documents sonores, étaient plutôt centrées autour de l'idée d'urgence de sauvegarde des contenus (voire des supports) que dans la dynamique d'un projet de conservation partagée.
Il est à noter que les mesures de sauvegarde telles que la numérisation d'un fonds peuvent être prises localement sans que cela soit préjudiciable à d'autres mesures liées à la conservation partagée d'autant que la numérisation reste, au moins pour partie, l'une des hypothèses d'avenir de ce plan de conservation.

Compte tenu du fait que la réflexion sur les actions de coopération se bâtit depuis maintenant deux ans et n'a pas avancé pour tous au même rythme, que les préoccupations et les modes de fonctionnement des divers établissements qui composent notre univers professionnel sont extrêmement diversifiés, que le nombre et la fréquence de nos réunions est forcément limité, il serait peut-être bon de poursuivre la réflexion engagée par le biais d'une ou plusieurs pages de ce site spécifiquement dédiées à la réflexion sur la conservation partagée à partir des différents points abordés lors de cette réunion.
Il sera nécessaire de lire en préalable le compte rendu de la réunion de présentation de la conservation partagée (voir ci-dessus)

Les axes principaux :


Les critères de sélection devant présider au choix des documents à intégrer au plan de conservation partagée font partie des axes de réflexion prioritaires.

  • Certains apparaissent comme évidents : les fonds morts et fonds spécifiques déjà conservés à part.
  • La possibilité que les régions puissent conserver ce qui échappe au dépôt légal a également été évoquée
  • les remarques faites sur quelques supports suite à la synthèse présentée par Pascal Franc semblent les exclure d'emblée :
    • Les K7 audio : support trop fragile, durée de vie trop brève et de toute façon reprend en plus petit les jaquettes et renseignements des pochettes disques.
    • Les vinyles : nécessité d'un énorme travail préalable d'inventaire puis de catalogage


Note : Il a été souligné à plusieurs reprises les risques liés au fait que les partitions ne soient plus éditées. Une réflexion spécifique sur ces documents semble nécessaire.

L'architecture du projet d'un point de vue stratégique :

  • Imaginer dès le départ une notion de complémentarité à l'échelle nationale en lien avec la BNF
  • bien fondé d'une conservation à l'échelon régional pouvant être concertée à un échelon inter-régional et national.
  • Nécessité de démarrer une action sans attendre que celle-ci soit commandée par les instances nationales, initier plutôt afin de susciter d'autres actions différentes ou complémentaires dans d'autres régions et provoquer ainsi l'intérêt une réaction au niveau national.


Autres remarques
Cadre de réflexion pour notre futur travail : Quelles missions patrimoniales pour les médiathèques publiques débouchant sur quel plan de conservation partagée ?
les acquisitions doivent se faire en prenant déjà en compte le schéma de plan de conservation partagée.
Multiplier les contacts en région pour éviter de refaire les même choses en différents endroits
Définir le cadre "régional" ou "local"
Faire appel aux collectionneurs particuliers
Evolution vers le numérique, c'est à dire verser les documents sur un serveur commun, possible dès aujourd'hui dans le cadre de la DADVSI.

La prochaine réunion du groupe se déroulera en septembre. D'ici là, le CRL va ré interroger les établissements ayant signalé par les questionnaires des collections particulières pour obtenir plus d'informations sur leur contenu, leur traitement, leur conservation, leur devenir. Le CRL prendra également contact avec quelques établissements, structures ou institutions spécialisées possédant des fonds de documents sonores significatifs qu'il paraît souhaitable de solliciter à ce stade de notre réflexion sur la conservation partagée.

 

CHAPITRE III : 22 novembre 2007 : Plan de conservation partagée des documents sonores en Midi-Pyrénées (2)


Après deux réunions consacrées à essayer de cerner dans leur globalité les différents problèmes posés par la mise en oeuvre d'un Plan de Conservation Partagée, il s'agissait d'acter officiellement le démarrage de l'opération. C'est aujourd'hui chose faite.

Une première intervention consistant à déclarer comme prioritaire la numérisation du fonds de documents sonores de la BMVR a appelé une réponse négative pour la simple raison que ce problème spécifique relève d'une politique d'établissement et n'a pas à obérer les moyens mis en oeuvre pour l'ensemble des établissements de la région. Cette intervention a donc suscité les précisions suivantes :

Un Plan de Conservation Partagée passe par des opérations s'apparentant à un don, c'est à dire à un transfert de propriété encadré par une convention, document contractuel précisant les modalités dudit transfert essentiellement tourné vers la notion de conservation. Il s'agit de procéder à l'enrichissement d'une collection régionale commune dont la gestion, la maintenance et l'exploitation sont mutualisées. Ceci s'exprime notamment à travers les trois étapes déterminantes que sont :

l'acquisition (qui peut se faire de façon concertée eut égard au plan de conservation régional)
l'élimination (des collections des établissement au profit du fonds conservé au plan régional)
la conservation (décidée d'après une grille de critères préétablis)

D'où la nécessité de dégager des axes de conservation cohérents et raisonnables

premiers constats, premières orientations (en vrac...) :


Les supports vinyles :

c'est un fond mort (il ne peut plus être alimenté faute de nouvelles productions)
Il y a urgence car ce fonds est menacé d'élimination physique dans plusieurs sites pour pallier le manque de place récurrent.
Doit-on conserver ce qui est réédité en CD ? (priorité à la sauvegarde du support ou du contenu ?)
L'enquête réalisée par Pascal pour le compte du CRL fait apparaître un fonds cumulé d'au moins 40 000 vinyles en Midi-Pyrénées. Reste à déterminer le nombre restant après élimination des doublons et enrichissements non recensés par dons prévisibles.
Cette collection ne saura être réellement exploitable qu'après avoir été cataloguée, catalogage qui pourra se faire par récupération de notices BNF.
Dédoublonnage :
  • 1er niveau : niveau régional
  • 2ème niveau : document à conserver si il existe à la BNF ? (oui si il est admis que ce fonds puisse représenter en province un relais proche du public et participe à la constitution d'une mémoire collective en région)


Probabilité de voir se créer un axe Jazz Villefranche de Rouergue (fonds Panassier)/Souillac (fonds Sim Copans) qui deviendrait pôle associé de la BNF.

Nécessité d'approfondir les résultats récoltés grâce à l'enquête préalable :

Un repérage initial précisant les aspects quantitatifs et qualitatifs
Une répartition par contenus (genres musicaux)
Une échéance avant que la collectivité ne procède à l'élimination physique des documents (sachant qu'il faudra environ un an avant la mise en place des opérations de collectage)



Le fonds local :

Définir les axes de conservation
  • Toutes les musiques
  • les différents paramètres (compositeurs, interprètes, éditeurs, paroliers...) restent à déterminer précisément
  • Le recensement des microlabels pourrait commencer en lien avec Nicolas Bordes (Musicophages), Florence Riebel (BDP 31), association Avant-Mardi... Contacter ces partenaires et leur proposer une réunion.
  • Pas de tri qualitatif
  • Quels critères : Qui ? (de la région mais né ? habitant ? habitant au moment de l'enregistrement ? participe à une production de quelqu'un d'autre ?)
  • Il a été admis que les cassettes audio que nous ne souhaitions pas à priori conserver, devraient l'être aussi en ce qui concerne le fonds local car une partie non négligeable de la production régionale n'existe que sous cette forme.
Nécessité de passer par du "hors marché" en ce qui concerne les acquisitions


Il est nécessaire de réfléchir d'ores et déjà à l'élaboration d'une grille délimitant dans le temps et dans l'espace les critères sur lesquels s'ancrera la notion de production Régionale. A cet effet une page Critères est crée sur le site de bmmp. Nous somme tous conviés à l'enrichir, une synthèse sera réalisée préalablement à la prochaine réunion bmmp.

A titre indicatif, la BDP de la haute-Garonne collecte depuis sa création la production "départementale" d'après les critères suivants :

  • artistes du département ou départements limitrophes au moment où le CD est produit
  • axe occitan (textes et musiques) : toute l'Occitanie


Doit-on conserver les documents autres, comme les périodiques ? (mais alors pourquoi pas partitions, livres... etc). Suite à une réponse négative à priori il est demandé de réfléchir aux périodiques musiques qu'il serait souhaitable de conserver dans le cadre du plan de conservation partagée des périodiques afin de le communiquer lors de notre prochaine réunion (ou avant via la liste de diffusion si nécessaire).

Dans l'optique d'un repérage plus précis du fonds régional, le CRL va élaborer un questionnaire qui sera soumis aux établissements ayant déjà répondu positivement lors de l'enquête préalable.

Dans un souci d'efficacité et de pragmatisme, un comité de pilotage du Plan de Conservation Partagée des Documents Sonores a été mis en place. Il devra lors de chacune des réunions bmmp, faire un point sur l'avancée des travaux afin que soient discutées les différentes orientations. Ce groupe est constitué de :

  • Stephane Lhullier (BDP 31)
  • Marie Segues-Roudil (BM Tournefeuille)
  • Pascal Franc (BM Ramonville)
  • Danièle Fumat (BMVR Cabanis)
  • Christine Desplébains (CRL)
  • Pierre Rebuffet (BM Blagnac)



Les musiques de film - la musique contemporaine :

Risque de disparition et d'appauvrissement lié à la politique de diffusion de ces documents qui ont une durée de vie extrêmement brève dans les bacs des disquaires